Rittenregistratie bijhouden in Excel

Een rittenregistratie hou je bij om aan te tonen hoeveel je zakelijk en privé met de auto rijdt. Voor zzp'ers en ondernemers zijn er twee situaties waarin dat telt:

• Auto van de zaak: rijd je niet meer dan 500 privékilometers per kalenderjaar, dan hoef je geen bijtelling te betalen. Met een sluitende rittenregistratie kun je dat aantonen.
• Privé-auto die je zakelijk gebruikt: voor zakelijke kilometers mag je een vast bedrag per km rekenen (in 2025 was dat €0,23; controleer het bedrag voor het lopende jaar op belastingdienst.nl). Een rittenregistratie onderbouwt het aantal kilometers.

Welke gegevens noteer je per rit?

De Belastingdienst noemt deze gegevens voor een rittenregistratie:

• de gegevens van de auto: merk, type en kenteken
• de periode waarin je de auto gebruikt
• per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de route als je niet de meest gebruikelijke route rijdt, en of de rit zakelijk of privé is

Kijk voor de actuele en volledige eisen altijd op belastingdienst.nl. De regels kunnen veranderen.

Waar het in de praktijk vaak misgaat

• Gaten in de kilometerstanden. Sluit de beginstand van een rit niet aan op de eindstand van de vorige, dan klopt je registratie niet meer.
• Achteraf invullen. Ritten die je weken later uit je agenda reconstrueert, bevatten vaak fouten. Werk je registratie liever wekelijks bij.
• Woon-werkverkeer vergeten. Ritten tussen huis en je vaste werkplek tellen als zakelijk. Noteer ze wel, maar apart, zodat je overzicht houdt.
• Geen onderbouwing. Bewaar ook garage- en APK-bonnen met de kilometerstand. Daarmee kun je je registratie laten aansluiten.

Kan het gewoon in Excel?

Ja. Een rittenregistratie hoeft niet in een app te staan, zolang hij volledig en sluitend is. Een spreadsheet heeft als voordeel dat je je gegevens zelf beheert en geen abonnement nodig hebt. Het nadeel is dat je zelf discipline nodig hebt, en daar helpt een goede template bij.

Template: Rittenregistratie & Kilometeradministratie

• 1.500 ritregels met alle kolommen hierboven, plus doel/klant en het soort rit (Zakelijk, Woon-werk of Privé)
• Controlekolom die meteen waarschuwt bij een gat in de kilometerstanden, een eindstand lager dan de beginstand of een ontbrekende datum
• Overzicht per maand met zakelijke, woon-werk- en privékilometers en het jaartotaal
• Teller voor privékilometers ten opzichte van 500 km (instelbaar), met een waarschuwing vanaf 80%
• Kilometervergoeding automatisch berekend met een tarief dat je zelf instelt
• Vaste adressen als keuzelijst, en het jaar is instelbaar

Download voor €7,95

Eenmalige betaling, direct downloaden (.xlsx). Werkt in Excel, Google Sheets en LibreOffice.

Hou je ook je boekhouding en BTW zelf bij? Dan is er een bundel met de ZZP Boekhouding & BTW Spreadsheet voor €14,95 (los €17,90).